如果您是一名机关工作人员，编辑各种机关公文就是您平时的一项重要工作。大家知道，机关公文都有固定的格式，如果单纯使用文字处理工具，例如Word等，往往需要专门的学习才能排出格式规范的公文。但如果您有了“机关公文助手”，事情就变得很简单了，它完全按照《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-1999）规定的版面尺寸、排版规格，内容要素、标志规则。格式和式样要求进行设计，无须专门学习也能轻松排出格式规范的公文。

该工具必须和Word或者WPS配合使用。安装之后，它会在Word的“工具”菜单中增加一条“机关公文助手”命令，同时在桌面上也会生成快捷方式。使用方法如下：

步骤一：启动机关公文助手，首先会出现如图1所示的对话框，在这里我们需要选择公文的行文方向，例如平行文、上行文或者其他一些比较特殊的公文格式，单击“系统设置”可打开如图2所示的对话框，在这里可更改公文的印发机关名称，并选择输出的格式是Word还是WPS（视个人使用习惯而定）。

步骤二：单击“下一步”，在出现的对话框中（如图3）有很多设置项，笔者需要逐项说明。

1.密级。保密期限和紧急程度，可根据实际情况选择，如果是普通公文，这里可不选。

2.发文字号中不要包含“字”，“第”这样的多余字，而年份则必须用四位数字标识。

3.成文日期、公文标题和主送单位这些内容都很简单，无须做过多介绍，但输入主题词要注意，各主题词之间必须以一个字的空格为间隔，而抄送单位如果有多个，它们之间则要以“，”间隔，最后一个抄送单位名称之后应以“。”结束。

4.剩下的附件，附注、印发份数按实际情况填写即可，另外在“正文”区域中输入公文正文时，别忘了在每个自然段首要空两格。